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Le nouvel extranet

La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, dite loi Élan dispose en son article 205, l’obligation pour le syndic professionnel de proposer aux copropriétaires des immeubles qu’il gère, l’accès via internet, à certains documents de la copropriété :

« Lorsque le syndic de copropriété est un syndic professionnel, il est tenu de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. »

Le décret annoncé dans ce texte, publié quatre ans plus tard  (décret n° 2019-502 du 23 mai 2019  ) est venu préciser  le contenu de ce qu’il est convenu d’appeler un « extranet ». 

Le 1° juillet tous les syndics professionnels devront mettre en ligne ce nouvel extranet pour chacune des propriétés dont ils ont la gestion..

Cet extranet, pour être conforme aux textes, devra comporter 3 espaces distincts dont le contenu et l’accès diffèreront en fonction du statut de chacun des copropriétaires au sein de la copropriété. Ainsi :

Tous les copropriétaires auront accès aux documents suivants : 

  • le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
  • la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
  • le carnet d’entretien de l’immeuble ;
  • les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
  • les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  • l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
  • les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  • les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  • le contrat de syndic en cours.

 

Chaque copropriétaire aura son espace réservé contenant :

  • le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
  • lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

 

Les conseillers syndicaux disposeront d’un espace propre contenant :

  • les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
  • le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
  • la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 ;
  • la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970.

 

La mise à jour annuelle doit intervenir dans les 3 mois suivant la dernière Assemblée Générale ayant appelée à connaître les comptes (art. 32 du décret n°2020-834 du 2 juillet 2020).

 

Précisons enfin que la liste des documents devant figurer dans chacun de ces espaces n’est pas limitative et peut être complétée sur demande et après avis de l’AG. 

Mots clés associés
Loi ELAN - Extranet liste des documents
dispense d'extranet