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Modèle de formulaire de vote par correspondance

Date d'entrée en vigueur : le 4 juillet 2020.

Le formulaire peut être adapté et complété sans qu'aucune des mentions du modèle puisse être supprimée.


 

Texte officiel.

Modèle de formulaire.

 


Information complémentaire :

L’article 3 du décret n°2020-663 du 31 mai 2020 dispose que les réunions physiques de plus de 10 personnes sont toujours interdites si ce rassemblement a lieu sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public. Cela signifie que celles tenues dans un lieu qui n’est pas ouvert au public sont possibles.

Les Assemblées Générales sont de ce fait des réunions prenant place dans des lieux non ouverts au public puisque le syndic loue la salle en la réservant aux seuls copropriétaires et mandataires. Attention cependant à respecter la distanciation physique (1m entre chaque personne) et les gestes barrière.

De plus, comme précisé dans cet article, l’ordonnance du 20 mai 2020 offre la possibilité au syndic de tenir les Assemblées Générales en dématérialisé. En revanche, ni les copropriétaires ni le conseil syndical ne peuvent lui imposer cette solution. Par contre, il peut tout à fait combiner du présentiel et du dématérialisé mais l'ARC conseille de maintenir ces réunions en présentiel uniquement puisque, pour le moment, la participation par voie électronique laisse encore des zones d'ombre quant aux problèmes techniques et juridiques qui pourront être rencontrés.

Ainsi, si vous trouvez une salle qui vous permet de respecter les mesures imposées par le décret n°2020-663 du 31 mai 2020, il est tout à fait autorisé de tenir votre Assemblée Générale en présentiel et ce, qu'importe le nombre de copropriétaires. Si cela n'est pas possible, nous invitons les conseillers syndicaux à s'entretenir avec leur syndic pour mettre en place la méthode la plus adaptée à la copropriété (visioconférence, correspondance, visioconférence + correspondance).

Tout en sachant que :

  • Pour de la visioconférence : le conseil syndical devra rechercher rapidement avec l'aide du syndic les solutions techniques et les sociétés qui permettent de répondre aux besoins de la copropriété ;
  • pour du vote par correspondance : le travail du conseil syndical sera très important en ce cas pour faire passer ses idées en travaillant l’information auprès des copropriétaires (téléphone, mails, tracts, etc.) puisque il n’y aura aucun débat en séance celle-ci n’existant pas.
  • pour du mixte (visioconférence et correspondance) : le conseil syndical devra conjuguer les deux conseils.

Attention aux logiciels de visioconférence qui ne permettent pas d'identifier formellement les copropriétaires. Il est recommandé de passer par une société spécialisée et non par un logiciel gratuit.

Mots clés associés
assemblée générale - vote par correspondance
assemblée générale - visioconférence
Loi ELAN - Votes par correspondance